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Der elektronische Rechnungsaustausch

Elektronische Rechnungen gewinnen immer mehr an Bedeutung. Durch die Gleichstellung der elektronischen Rechnung mit der Rechnung in Papierform sprechen viele Argumente für einen elektronischen Rechnungsaustausch („E‑Invoicing“): Neben dem geringeren Versandaufwand kann bei den Druckkosten, bei Porto und Papier kosten gespart und die Umwelt geschont werden.

Dieser Artikel gibt einen Überblick, was bei elektronischen Rechnungen zu beachten ist.


Geset­zliche Anforderun­gen Die geset­zlichen Anforderun­gen für elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen müssen beim Aus­tausch erfüllt wer­den. Hierzu zählt, dass die Pflich­tangaben ein­er Rech­nung auch auf ein­er elek­tro­n­is­chen Rech­nung enthal­ten sein müssen. Zudem muss der Rech­nungsempfänger damit ein­ver­standen sein, die Rech­nung in elek­tro­n­is­ch­er Form zu erhal­ten.

Äußerst wichtig ist, dass die Echtheit der Herkun­ft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleis­tet sind. Dabei müssen elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen revi­sion­ssich­er und elek­tro­n­isch archiviert wer­den. Die Auf­be­wahrungs­frist und Les­barkeit beträgt aktuell zehn Jahre. Zu dem Merk­mal der Les­barkeit zählt zudem, dass die Finanzver­wal­tung bei Betrieb­sprü­fun­gen, Umsatzs­teuer­son­der­prü­fun­gen oder Umsatzs­teuer­nach­schauen die Rech­nungs­belege ein­se­hen kann. Dazu muss entsprechende Soft- und Hard­ware vorge­hal­ten wer­den.

Echtheit der Herkun­ft und Unversehrtheit des Inhalts  Mit dem Kri­teri­um der Echtheit der Herkun­ft soll gewährleis­tet wer­den, dass die Rech­nung auch tat­säch­lich von dem im Rech­nungs­for­mu­lar genan­nten Rech­nungsaussteller kommt. Zudem soll mit dem Kennze­ichen der Unversehrtheit des Inhalts sichergestellt wer­den, dass die Beze­ich­nung der Leis­tung, das Ent­gelt und der Steuer­satz nicht verän­dert wer­den kön­nen.

Archivierung elek­tro­n­is­ch­er Rech­nun­gen Elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen müssen in dem emp­fan­genen For­mat auf­be­wahrt wer­den. Emp­fan­gen Sie beispiel­sweise eine Rech­nung im PDF-For­mat, muss die Datei als PDF auf­be­wahrt wer­den. Die Auf­be­wahrung ein­er elek­tro­n­is­chen Rech­nung als Papier­aus­druck ist damit nicht zuläs­sig. Das Anforderungskri­teri­um der maschinellen Auswert­barkeit ist bei Rech­nun­gen, die mith­il­fe eines Daten­ver­ar­beitungssys­tems erstellt wer­den, jedoch nicht gegeben, wenn diese nur im grafis­chen PDF-For­mat abge­spe­ichert wer­den. Hier ist eine Archivierung im ursprünglichen Daten­for­mat bzw. im ASCII‑, CSV-For­mat etc. erforder­lich.

Anders zu beurteilen ist die Archivierung ges­can­nter Ein­gangsrech­nun­gen, die ursprünglich in Papier­form vorgele­gen haben. Hier ist von Beginn an keine maschinelle Auswert­barkeit gegeben. Betriebe sind nicht verpflichtet, bei der Archivierung eine maschinelle Auswert­barkeit her­beizuführen. Die Archivierung im PDF-For­mat ist hier zuläs­sig.

ZUGFeRD Das Forum elek­tro­n­is­che Rech­nung Deutsch­land (FeRD) hat unter dem Namen ZUGFeRD ein ein­heitlich­es Rech­nungs­daten­for­mat für den elek­tro­n­is­chen Rech­nungsaus­tausch entwick­elt. Das Forum wurde unter dem Dach der vom Bun­desmin­is­teri­um für Wirtschaft und Tech­nolo­gie auf Beschluss des Deutschen Bun­destages geförderten AWV – Arbeits­ge­mein­schaft für wirtschaftliche Ver­wal­tung e.V. im März 2010 gegrün­det.

Das vom Forum elek­tro­n­is­che Rech­nung Deutsch­land erar­beit­ete For­mat kann für den Rech­nungsaus­tausch zwis­chen Unternehmen, Behör­den und Ver­brauch­ern genutzt wer­den und ermöglicht den Aus­tausch struk­turi­ert­er Dat­en zwis­chen Rech­nungssteller und Rech­nungsempfänger.

Das soge­nan­nte ZUGFeRD-For­mat (Zen­traler User Guide Forum elek­tro­n­is­ch­er Rech­nung Deutsch­land) kom­biniert das PDF-Doku­ment der Rech­nung mit ein­er inte­gri­erten Rech­nungs­datei im XML-For­mat. Dieses Rech­nungs­daten­for­mat erlaubt ein stan­dar­d­isiertes Ausle­sen von Dat­en wie Rech­nungs­be­trag, Rech­nungsnum­mer usw. und die damit ver­bun­dene Nutzung in nachge­lagerten Prozessen.

Faz­it Der elek­tro­n­is­che Rech­nungsaus­tausch bietet viele Vorteile. Um diese Vorteile nach­haltig zu sich­ern, sind einige wichtige Punk­te zu beacht­en. Der Rech­nungsempfänger muss sich beispiel­sweise um die geset­zeskon­forme Auf­be­wahrung küm­mern, um den Vors­teuer­abzug nicht zu gefährden.

Der Rech­nungssteller muss sich­er­stellen, dass die Rech­nun­gen den „Grund­sätzen ord­nungsmäßiger EDV-gestützter Buch­führungssys­teme“ (GoBS) und den „Grund­sätzen zum Daten­zu­griff und zur Prüf­barkeit dig­i­taler Unter­la­gen“ (GDP­dU) entsprechen.

 

Bei Fra­gen sprechen Sie bitte Ihren zuständi­gen Steuer­ber­ater an.

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