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Elektronische Betriebsprüfung und ELStAM verschoben, ELENA gestoppt

Die Digitalisierung der Kommunikation zwischen staatlichen Institutionen sowie Bürgern und Unternehmen schreitet unaufhaltsam voran. Dies ist auch sehr begrüßenswert, insbesondere unter Berücksichtigung des Bürokratieabbaus. Bei drei aktuellen Projekten – die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) in der Sozialversicherung, das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) – kam es jedoch zu erheblichen Schwierigkeiten. Zwei dieser Projekte wurden verschoben, eins sogar gestoppt.


Elek­tro­n­isch unter­stützte Betrieb­sprü­fung (euBP) in der Sozialver­sicherung. Mit Wirkung vom 1. Jan­u­ar 2012 sollte in der Sozialver­sicherung die elek­tro­n­isch unter­stützte Betrieb­sprü­fung (euBP) einge­führt wer­den. Das Ver­fahren sieht die Annahme der zur Durch­führung ein­er Betrieb­sprü­fung nach § 28p SGB IV notwendi­gen Arbeit­ge­ber­dat­en im elek­tro­n­is­chen Ver­fahren vor. Die Arbeit­ge­ber sollen im Rah­men des Ver­fahrens euBP die Möglichkeit erhal­ten, die für die Prü­fung rel­e­van­ten Dat­en elek­tro­n­isch anzuliefern. Die vom Arbeit­ge­ber über­mit­tel­ten Dat­en wer­den mith­il­fe ein­er Prüf­soft­ware analysiert und die daraus gewonnenen Ergeb­nisse als Hin­weise für die Prü­fung genutzt. Ziel ist es, die Prüf­dauer bei den einzel­nen Prüf­stellen auf das erforder­liche Min­dest­maß zu reduzieren; unter Umstän­den kann eine Prü­fung vor Ort gän­zlich ent­fall­en. Über den Umfang der für den Zweck der Betrieb­sprü­fung zu über­mit­tel­nden Dat­en enthält das Gesetz keine konkreten Aus­sagen. Hier dürfte die Ursache der Ver­schiebung zu find­en sein. Die Renten­ver­sicherung erwartet nicht nur die Zahlen aus den Bere­ichen Lohn/ Gehalt, son­stige Zahlun­gen an die Arbeit­nehmer, Ent­geltarten, Beitrags­grup­pen, Melde­dat­en und Soll­stel­lun­gen der Einzugsstellen, son­dern auch die Buchun­gen aus der Finanzbuch­hal­tung. Die Pilot­phase, ursprünglich ab Okto­ber 2011 geplant, startet nun voraus­sichtlich erst im Jan­u­ar 2012. Flächen­deck­end wird das Ver­fahren daher voraus­sichtlich erst ab 1. Jan­u­ar 2013 erfol­gen kön­nen.

Ver­fahren der elek­tro­n­is­chen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male (ELStAM).

Der Start­ter­min des neuen Ver­fahrens der elek­tro­n­is­chen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male (ELStAM) wurde auf­grund uner­warteter tech­nis­ch­er Schwierigkeit­en auf den 1. Jan­u­ar 2013 ver­schoben.

Das Lohn­s­teuer­abzugsver­fahren sollte auf ein elek­tro­n­is­ches Ver­fahren umgestellt wer­den. Die OFD Karl­sruhe weist im Rah­men eines Infor­ma­tion­ss­chreibens für Arbeit­ge­ber vom 30. Novem­ber 2011 darauf hin, in welchen Fällen tat­säch­lich eine Bescheini­gung für den Lohn­s­teuer­abzug im Jahr 2012 notwendig ist.

Gültigkeit der Lohn­s­teuerkarte 2010 / Ersatzbescheini­gung 2011 im Jahr 2012: Die Lohn­s­teuerkarte 2010 sowie eine vom Finan­zamt aus­gestellte Bescheini­gung für den Lohn­s­teuer­abzug 2011 (sog. Ersatzbescheini­gung 2011) und die darauf einge­tra­ge­nen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male (Steuerk­lasse, Zahl der Kinder­frei­be­träge, Frei­be­trag, Hinzurech­nungs­be­trag, Reli­gion­s­merk­mal, Fak­tor) bleiben weit­er­hin gültig. Die dort enthal­te­nen Dat­en sind der Berech­nung der Lohn­s­teuer im Jahr 2012 zugrunde zu leg­en.

Keine Änderung gegenüber 2010/2011. Kein Hand­lungs­be­darf: Wer­den sich die auf der Lohn­s­teuerkarte 2010 bzw. der Ersatzbescheini­gung 2011 einge­tra­ge­nen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male des Arbeit­nehmers im Jahr 2012 nicht ändern, müssen Arbeit­nehmer und Arbeit­ge­ber nichts Weit­eres ver­an­lassen. Die dem Arbeit­ge­ber vor­liegen­den Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male gel­ten fort.

Auf­be­wahrungspflicht der Lohn­s­teuerkarte 2010 / Ersatzbescheini­gung 2011. Der Arbeit­ge­ber darf die Lohn­s­teuerkarte 2010 bzw. die Ersatzbescheini­gung 2011 im Über­gangszeitraum nicht ver­nicht­en und hat sie dem Arbeit­nehmer bei Beendi­gung des Arbeitsver­hält­niss­es im Über­gangszeitraum 2012 zur Vor­lage bei einem neuen Arbeit­ge­ber auszuhändi­gen.

Was tun bei Änderung der Ver­hält­nisse gegenüber 2010/2011? Weichen die auf der Lohn­s­teuerkarte 2010 bzw. der Ersatzbescheini­gung 2011 einge­tra­ge­nen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male von den tat­säch­lichen Ver­hält­nis­sen zu Beginn des Jahres 2012 ab (z. B. Zahl der Kinder­frei­be­träge), kann der Arbeit­nehmer dem Arbeit­ge­ber des ersten Dien­stver­hält­niss­es die im Über­gangszeitraum 2012 anzuwen­den­den Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male aus Vere­in­fachungs­grün­den auch anhand fol­gen­der amtlich­er Bescheini­gun­gen nach­weisen:

  • Mit­teilungss­chreiben des Finan­zamts zur „Infor­ma­tion über die erst­mals elek­tro­n­isch gespe­icherten Dat­en für den Lohn­s­teuer­abzug (elek­tro­n­is­che Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male)“ oder
  • Aus­druck des Finan­zamts mit den ab dem 1.1.2012 gespe­icherten elek­tro­n­is­chen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­malen.

Das Mit­teilungss­chreiben und der Aus­druck des Finan­zamts sind für den Arbeit­ge­ber jedoch nur dann maßgebend, wenn ihm gle­ichzeit­ig die Lohn­s­teuerkarte 2010 bzw. die Ersatzbescheini­gung 2011 für das erste Dien­stver­hält­nis des Arbeit­ge­bers vor­liegt (Steuerk­lassen I bis V). Legt der Arbeit­nehmer das Mit­teilungss­chreiben oder den Aus­druck des Finan­zamts dem Arbeit­ge­ber vor, sind allein die darin aus­gewiese­nen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male für den Lohn­s­teuer­abzug maßgebend. Diese vere­in­fachte Nach­weis­möglichkeit beste­ht auch dann, wenn der Arbeit­nehmer im Kalen­der­jahr 2012 in ein neues erstes Dien­stver­hält­nis wech­selt. Allein eine Mit­teilung des Arbeit­nehmers, weit­er­hin gültige Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male für das Kalen­der­jahr 2012 zu seinen Ungun­sten zu ändern („Änderung auf Zuruf“), reicht zur Anwen­dung für den Lohn­s­teuer­abzug durch den Arbeit­ge­ber nicht aus. Falls die Angaben in dem Mit­teilungss­chreiben nicht zutr­e­f­fend sind, kann der Arbeit­nehmer beim Finan­zamt eine Änderung beantra­gen. Der Nach­weis der gülti­gen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male kann dann gegenüber dem Arbeit­ge­ber durch den vom Finan­zamt auf Antrag zu fer­ti­gen­den Aus­druck der ab dem Jahr 2012 gülti­gen ELStAM geführt wer­den. Falls der Arbeit­nehmer erst­mals für 2012 eine Änderung der Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male (Steuerk­lasse, Zahl der Kinder­frei­be­träge, Frei­be­trag, Hinzurech­nungs­be­trag, Reli­gion­s­merk­mal, Fak­tor) beantragt, kann der Nach­weis der gülti­gen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male gegenüber dem Arbeit­ge­ber eben­falls durch den vom Finan­zamt auf Antrag zu fer­ti­gen­den Aus­druck der ab dem Jahr 2012 gülti­gen ELStAM geführt wer­den.

Keine Lohn­s­teuerkarte 2010/Ersatzbescheinigung 2011 vorhan­den. Arbeit­nehmer ohne Lohn­s­teuerkarte 2010 oder Ersatzbescheini­gung 2011, die im Über­gangszeitraum 2012 (erst­mals) ein Beschäf­ti­gungsver­hält­nis aufnehmen, müssen beim Finan­zamt eine „Bescheini­gung für den Lohn­s­teuer­abzug 2012“ beantra­gen. Diese Bescheini­gung ist dem Arbeit­ge­ber vorzule­gen.

Ver­fahren des elek­tro­n­is­chen Ent­gelt­nach­weis­es (ELENA). Mit dem ELE­NA-Gesetz wurde 2009 ein Ver­fahren beschlossen, das Anträge auf Sozialleis­tun­gen vere­in­fachen und beschle­u­ni­gen sollte. Am 2.12.2011 wurde das Gesetz zur Aufhe­bung von Vorschriften zum Ver­fahren des elek­tro­n­is­chen Ent­gelt­nach­weis­es (ELENA) im Bun­des­ge­set­zblatt verkün­det und trat damit am 3.12.2011 in Kraft. Ab diesem Zeit­punkt ent­fällt die Pflicht des Arbeit­ge­bers, monatliche Mel­dun­gen zu Ent­gelt­dat­en im ELE­NA-Ver­fahren an die Zen­trale Spe­ich­er­stelle zu erstat­ten. Gle­ichzeit­ig wer­den keine Arbeit­nehmer­dat­en mehr angenom­men und alle bish­er gespe­icherten Dat­en wer­den unverzüglich gelöscht.

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